Datenschutzerklärung

[Vereinsname e.V.], [Straße, Hausnummer], [PLZ, Ort], vertreten durch [Name des/der Vorsitzenden]. Kontakt: [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer]. Weitere Angaben im Impressum.

Stammdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funkrufname, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und eine Farbkennung für die Darstellung.

Das Geburtsdatum ist eine Pflichtangabe: Von ihm hängt ab, ob jemand minderjährig ist und welche Beitragsstufe gilt. Ob es anderen Mitgliedern angezeigt wird, ist davon zu trennen — das entscheidest du selbst in den Einstellungen, und standardmäßig ist es nicht sichtbar. Unter 16 Jahren ist die Anzeige gesperrt und lässt sich auch nicht einschalten (Art. 8 Abs. 1 DSGVO).

Notfallkontakt: Name und Telefonnummer einer von dir benannten Person. Diese Angabe ist freiwillig. Zusätzlich wird jeder Abruf dieser Angabe protokolliert — wer sie abgerufen hat, wann und über welchen Dienst (siehe Abschnitt 6a).

Mitgliedschaft und Rechte: Status der Freischaltung, Rolle (Mitglied, Vorstand, Administration), einzeln zugewiesene Berechtigungen sowie der Zeitraum, für den der Mitgliedsbeitrag als bezahlt vermerkt ist.

Dienste: Teilnahmen an Diensten, Dienstbeginn und -ende, angerechnete Stunden, gefahrene Kilometer, Schichtzuordnung, Favoriten sowie von dir verfasste Kommentare und Beiträge zu Diensten. Wenn du für einen bestimmten Dienst nicht eingeteilt werden sollst, wird dazu ein Vermerk gespeichert — ohne Begründung und ohne Angabe, wer ihn gesetzt hat. Er ist Teil deiner Selbstauskunft nach Abschnitt 9.

Rückmeldungen zu Diensten: Du kannst zu einem Dienst „Ich kann nicht“ oder „Ich kann vielleicht“ melden, ohne dich einzuschreiben. Gespeichert werden allein diese Angabe und der Zeitpunkt, zu dem du sie zuletzt geändert hast — kein Grund und keine Erklärung. Die Angabe ist freiwillig, jederzeit änderbar und jederzeit zurücknehmbar. Sie wird gelöscht, sobald der Dienst vorbei ist: Sie dient allein der Planung davor, und danach bliebe nur noch die Angabe stehen, an welchem Tag du verhindert warst. Wer sie sieht, steht in Abschnitt 4a.

Abrechnung: die aus Stunden und Kilometern berechnete Aufwandsentschädigung, der Zeitpunkt der Auszahlung und ein zugehöriger Vermerk. Eine Bankverbindung wird an keiner Stelle der Anwendung gespeichert; der Zahlungsverkehr läuft außerhalb.

Schulungen und Nachweise: Bezeichnung, Abschluss- und Ablaufdatum, zugehörige Notizen.

Interne Notizen: Vorstand und Administration können zu einem Mitglied Freitextnotizen hinterlegen (etwa zu Verfügbarkeiten oder Führerscheinklassen). Diese Notizen sind Teil deiner Daten und in der Selbstauskunft nach Abschnitt 9 enthalten.

Kommunikation: Inhalte der Chat-Nachrichten (Einzel-, Dienst- und Gruppenchat), Zeitpunkt, Absender und Empfänger, Lesestände, Stummschaltungen sowie von dir vorgenommene Blockierungen anderer Mitglieder. Dazu kommen deine Antworten auf Umfragen, Mitteilungen des Vorstands samt der Angabe, wer sie erhalten hat, und Einträge in gemeinsamen Aufgabenlisten mit Verfasser und Zuständigem.

Karten und Kalender: deine Zuordnung zu Kartenpunkten eines Dienstes sowie von dir angelegte Kalendereinträge. Wenn du den Vereinskalender in deiner eigenen Kalender-App abonnierst, wird dafür ein persönlicher Abruflink gespeichert, zusammen mit dem Zeitpunkt des letzten Abrufs.

Dateiablage: Dateien, die du in der Ablage hochlädst, samt Dateiname, Größe, Dateityp und Zeitpunkt sowie dem Vermerk, dass du sie hochgeladen hast.

Technische Daten: Sitzungen mit IP-Adresse und Geräte-Kennung, das Anmelde-Protokoll (siehe Abschnitt 6), eingerichtete Fingerabdruck-Logins, Anmeldungen für Push-Benachrichtigungen sowie ein Protokoll administrativer Vorgänge, die dich betreffen (Freischaltung, Rollenänderung, Sperrung, Anonymisierung, Erzeugen eines Zugangslinks).

Hinzu kommen zwei kurzlebige technische Angaben: Links zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen deines Passworts, die mit ihrem Ablauf gelöscht werden, sowie ein Sperrzähler, der zu deiner IP-Adresse festhält, wie oft in kurzer Zeit ein Anmelde- oder Versandversuch stattgefunden hat. Er verhindert, dass Passwörter durchprobiert oder Postfächer mit E-Mails geflutet werden, und wird nach 24 Stunden gelöscht.

Mitgliederverwaltung und Dienstplanung — Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dazu gehören Stammdaten, Dienste, Stunden, Kilometer und Schulungsnachweise.

Kommunikation unter den Mitgliedern — Chat, Mitteilungen und Benachrichtigungen zur Organisation der Vereinsarbeit, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Sicherheit der Anwendung — Anmelde-Protokoll, Sitzungsverwaltung, Erkennung missbräuchlicher Anmeldungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f i.V.m. Art. 32 DSGVO (siehe Erwägungsgrund 49).

Aufwandsentschädigung und Mitgliedsbeitrag — die Berechnung und Auszahlung selbst beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Aufbewahrung der Belege tritt eine gesetzliche Pflicht daneben: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 der Abgabenordnung. Als gemeinnütziger Verein müssen wir außerdem nachweisen können, wofür wir unsere Mittel verwendet haben (§ 63 Abs. 3 AO). Was das für deine Rechte bedeutet, steht in Abschnitt 8a.

Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen — Protokollierung von Freischaltungen, Sperrungen, Rollen- und Berechtigungsänderungen, Löschungen, Anonymisierungen sowie des Öffnens und Schließens der Selbstregistrierung. Der Verein muss nicht nur rechtmäßig handeln, sondern das auch belegen können; Grundlage ist deshalb Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 24 Abs. 1 DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dateiablage — Gemeinsame Ablage von Vereinsunterlagen und Weitergabe einzelner Dateien an bestimmte Mitglieder. Der Verein braucht einen Ort für seine Unterlagen. Eine geschlossene Ablage mit vergebenen Rechten ist gegenüber E-Mail-Anhängen und privaten Cloud- Konten das mildere Mittel — die Datei verlässt den Verein nicht, der Zugang lässt sich entziehen, und es entsteht keine zweite Kopie bei einem Anbieter. Für den Inhalt einzelner Dateien kann eine eigene Grundlage maßgeblich sein; das ist bei einem Behälter nicht anders zu regeln als beim Chat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Freiwillige Angaben — die Anzeige deines Geburtstags im Kalender, der Notfallkontakt, die Push-Benachrichtigungen, das Kalender-Abo und die Anmeldung per Fingerabdruck beruhen auf deiner Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alle diese Schalter stehen von vornherein auf „aus“ (Art. 25 Abs. 2 DSGVO) — du musst nichts abwählen, sondern nur einschalten, was du möchtest. Du kannst jede Einwilligung jederzeit in den Einstellungen zurücknehmen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Innerhalb des Vereins erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe brauchen; der Umfang richtet sich nach Rolle und einzeln zugewiesenen Berechtigungen. Das vollständige Anmelde-Protokoll und das Verwaltungsprotokoll sind ausschließlich der Administration zugänglich.

4.1 Dienstleister für den Betrieb — sie verarbeiten Daten weisungsgebunden für uns (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. (San Francisco, USA) — Betrieb und Auslieferung der Anwendung. Dabei fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse.
• Neon Inc. — Datenbank. Sämtliche in Abschnitt 2 genannten Daten werden dort gespeichert. Der Speicherort liegt in Frankfurt am Main (Region eu-central-1), also innerhalb der EU.
• Resend — Versand der E-Mails der Anwendung: Bestätigung deiner Adresse, Bestätigung einer Adressänderung und der Link zum Zurücksetzen deines Passworts. Übermittelt werden Name, E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Firebase Cloud Messaging) — Zustellung der Push-Benachrichtigungen an die Android-App. Übermittelt werden die Gerätekennung sowie Titel und Text der Benachrichtigung. Inhalte von Chat-Nachrichten werden dabei ausdrücklich nicht übertragen — die Benachrichtigung nennt nur, dass und von wem eine Nachricht vorliegt.
• Push-Dienst deines Browsers — bei der Nutzung im Browser läuft die Zustellung über den Dienst des jeweiligen Herstellers (Google, Mozilla oder Apple). Der Inhalt ist dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Dienst erfährt nur, dass eine Nachricht zuzustellen ist.

4.2 Vom Server abgerufene Dienste — diese Abfragen stellt unser Server, nicht dein Gerät. Übermittelt werden ausschließlich Angaben zum Einsatzort oder ein von dir eingegebener Suchbegriff, niemals deine IP-Adresse oder andere personenbezogene Daten:

• Open-Meteo — Wettervorhersage für den Ort und Zeitpunkt eines Dienstes.
• Nominatim (OpenStreetMap Foundation) — Umrechnung von Ortsangaben in Koordinaten und umgekehrt.
• Photon (komoot GmbH) — Adresssuche in den Einsatzkarten. Übermittelt wird der eingetippte Suchbegriff.
• Overpass API — Ermittlung von Straßen- und Kreuzungsnamen für den Dienstplan als PDF.

4.3 Verbindungen von deinem Gerät — hier wird deine IP-Adresse technisch bedingt an Dritte übertragen:

• OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) — sobald du eine Einsatzkarte öffnest, lädt dein Gerät die Kartenkacheln direkt von deren Servern. Dabei werden deine IP-Adresse und der angeforderte Kartenausschnitt übertragen. Die Auslieferung läuft technisch über das Verteilnetz von Fastly, das die Anfrage vor den Servern der Stiftung entgegennimmt und dabei ebenfalls die IP-Adresse verarbeitet. Bereits geladene Kacheln werden auf deinem Gerät zwischengespeichert, wiederholte Aufrufe erzeugen daher nicht zwangsläufig neue Verbindungen.
• Deine Kalender-App — nur wenn du den Vereinskalender abonnierst. Dein Kalenderdienst ruft die Termine dann regelmäßig selbst ab. Nutzt du dafür Google Kalender oder den Kalender von Apple, gelangen die abgerufenen Termine dorthin — und das schließt, falls du die Geburtstagsanzeige eingeschaltet hast, Namen und Geburtsdaten anderer Mitglieder ein. Der Abruflink lässt sich in den Einstellungen jederzeit zurückziehen.
• Google — nur wenn du in einer Einsatzkarte ausdrücklich auf „Route“ oder „Auf Karte zeigen“ tippst. Dabei verlässt du diese Anwendung; an Google werden die Koordinaten des Zielpunkts und deine IP-Adresse übertragen.
• Vercel Live — auf Test- und Vorschau­versionen der Anwendung kann eine Rückmelde-Leiste von Vercel geladen werden, die dafür einen Echtzeitdienst (Pusher) nutzt. Im regulären Betrieb für Mitglieder wird sie nicht angezeigt.

4.4 Was ausdrücklich nicht stattfindet

• Keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste, keine Reichweitenmessung, keine Profilbildung.
• Keine Verbindung zu Google Fonts: die verwendeten Schriftarten werden bei der Erstellung der Anwendung heruntergeladen und von unserem eigenen Server ausgeliefert.
• Keine Nachladung von Kartensymbolen aus fremden Netzwerken — diese liegen ebenfalls auf unserem Server.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Aufwandsentschädigung wird nach einer festen Formel aus Stunden und Kilometern berechnet — das ist Rechnen, keine Bewertung einer Person.
• Kein Upload von Profilbildern. User.image existiert im Schema, wird aber von keiner Server Action beschrieben. Bilder können in die Dateiablage hochgeladen werden; sie hängen dort an einem Ordner und nicht an einer Person.
• Keine besonderen Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO. In der Dateiablage ist dsa ein organisatorische Zusage und keine technische, weil der Inhalt einer hochgeladenen Datei nicht im Voraus feststeht.
• Keine Speicherung von Bankverbindungen.

Maßgeblich ist hier, was der Server tatsächlich an das Gerät ausliefert — nicht, was die Oberfläche daraus anzeigt.

Für alle Mitglieder sichtbar sind Vor- und Nachname. Bei den Teilnehmern eines Dienstes, an dem du selbst eingetragen bist, kommen E-Mail-Adresse und Funkrufname hinzu. Dein Geburtsdatum erscheint dort nur, wenn du die Anzeige freigegeben hast und mindestens 16 Jahre alt bist. Bei der Einsatzleitung eines Dienstes entscheidet der Vorstand für jeden Dienst einzeln, ob Funkrufname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse mit angezeigt werden. Deine Rückmeldung zu einem Dienst („kann nicht“ / „kann vielleicht“) sehen alle, die den Dienst sehen — genau wie die Teilnehmerliste, denn sie hilft nur dort, wo geplant wird. Anders als der Ausschluss weiter unten ist das eine Angabe, die du selbst und freiwillig machst; wenn du sie nicht abgibst, steht dort nichts über dich. In der Dateiablage siehst du eine Datei, wenn du sie selbst hochgeladen hast, wenn sie für dich freigegeben wurde oder wenn du Leserecht auf dem Ordner hast, in dem sie liegt. Der Vorstand sieht die gesamte Ablage. Bei jeder Datei sit sichtbar, wer sie hochgeladen hat. Hochladen kannst du nur in Ordnern, für die dir das ausdrücklich erlaubt wurde.

Nur für Vorstand und Administration sichtbar sind Telefonnummer, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Rolle, Schulungsnachweise, Beitragsstand, Abrechnungen, interne Notizen und der Vermerk über einen Ausschluss von einem Dienst. Den Notfallkontakt können sie abrufen — jeder Abruf wird protokolliert und dir gemeldet (Abschnitt 6a).

Niemand außer dir sieht dein Anmelde-Protokoll. Es gibt keine Ansicht, über die Vorstand oder Administration die Anmeldungen eines anderen Mitglieds einsehen könnten.

Über diese Rollen hinaus kann der Vorstand einzelne Berechtigungen gezielt vergeben oder entziehen. Die Aufstellung hier beschreibt deshalb den Regelfall.

Die Datenbank steht in Frankfurt am Main. Bei den in Abschnitt 4.1 genannten Anbietern Vercel, Resend und Google sowie bei Fastly und der OpenStreetMap Foundation (Abschnitt 4.3) ist eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen. Sie stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. [Vom Vorstand zu ergänzen: welche Grundlage je Anbieter tatsächlich vereinbart ist.]

Bei jeder Anmeldung und bei jedem gescheiterten Anmeldeversuch werden Zeitpunkt, Anmeldeweg (Passwort, Fingerabdruck, Bestätigungslink), IP-Adresse, die Kennung des verwendeten Geräts beziehungsweise Browsers sowie das daraus ermittelte Herkunftsland gespeichert. Bei gescheiterten Versuchen wird zusätzlich die eingegebene E-Mail-Adresse festgehalten.

Zweck ist ausschließlich die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO: unbefugte Zugriffe und Angriffsversuche erkennen und nachvollziehen. Eine Auswertung zur Kontrolle der Aktivität oder des Verhaltens einzelner Mitglieder findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, vergleiche Erwägungsgrund 49).

Speicherdauer: Die IP-Adresse wird nach 7 Tagen auf ihren Netzbereich gekürzt und ist danach keinem einzelnen Anschluss mehr zuzuordnen. Der gesamte Eintrag wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht, spätestens jedoch mit der Löschung des Benutzerkontos.

Einsicht: Jedes Mitglied kann seine eigenen Anmeldungen jederzeit in den Einstellungen einsehen. Zugriff auf das vollständige Protokoll hat ausschließlich die Administration.

Der Notfallkontakt betrifft nicht nur dich, sondern auch die von dir benannte Person — sie ist nicht Mitglied des Vereins und hat der Speicherung ihrer Daten nicht selbst zugestimmt. Deshalb ist er nirgends in der Anwendung einfach mitzulesen, sondern muss einzeln angefordert werden.

Wer: Auf der Seite eines Dienstes können die dort eingetragenen Teilnehmer den Notfallkontakt der übrigen Teilnehmer anfordern, und zwar von einer Stunde vor Dienstbeginn bis eine Stunde nach Dienstende. Vorstand und Administration sind an dieses Zeitfenster nicht gebunden.

Protokoll und Benachrichtigung: Jeder Abruf wird mit abrufender Person, deren Rolle, Zeitpunkt und betroffenem Dienst gespeichert. Das gilt auch für einen Abruf, bei dem gar kein Notfallkontakt hinterlegt ist: es werden dann keine Daten herausgegeben, der Vorgang wird aber ebenso protokolliert und gemeldet, damit du erfährst, dass dein Notfallkontakt gebraucht worden wäre. Du wirst darüber benachrichtigt — als Hinweis in der App und, falls du Push-Benachrichtigungen erlaubt hast, zusätzlich auf deinem Gerät. Der Hinweis lässt sich von der abrufenden Person weder unterdrücken noch nachträglich entfernen. Den vollständigen Verlauf siehst du in den Einstellungen unter „Notfallkontakt“.

Zweck ist die Erreichbarkeit von Angehörigen im Notfall (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO — Schutz lebenswichtiger Interessen — sowie deine Einwilligung in die Angabe selbst, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und für das Protokoll die Nachvollziehbarkeit dieser Zugriffe (Art. 6 Abs. 1 lit. f i.V.m. Art. 32 DSGVO).

Speicherdauer: Die Protokolleinträge bleiben erhalten, solange dein Konto besteht, und werden mit ihm gelöscht. Löschst du den Notfallkontakt selbst, werden ab diesem Zeitpunkt keine Daten mehr herausgegeben; ein Abruf bleibt möglich und erzeugt weiterhin einen Protokolleintrag und eine Benachrichtigung, dann mit dem Vermerk, dass nichts hinterlegt war. Die Einträge über zurückliegende Abrufe bleiben bestehen, denn sie sind der Nachweis darüber, was geschehen ist.

An zwei Stellen speichern wir Daten von Menschen, die sie uns nicht selbst gegeben haben und die von der Speicherung zunächst nichts wissen:

• Notfallkontakte — Name und Telefonnummer der Person, die ein Mitglied benannt hat.
• Ansprechpartner bei Veranstaltern — Name, Funktion, Telefonnummer und ergänzende Hinweise zu der Person, über die ein Dienst mit dem Veranstalter abgestimmt wird.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem durchführbaren Dienstbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), beim Notfallkontakt im Ernstfall zusätzlich der Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO). Erfasst werden ausschließlich Kontaktdaten, keine weiteren Angaben zur Person.

Diese Personen haben dieselben Rechte wie Mitglieder (Abschnitt 9) und sind nach Art. 14 DSGVO zu informieren. Wenn du einen Notfallkontakt hinterlegst, sag der betreffenden Person bitte Bescheid — sie soll nicht erst im Ernstfall davon erfahren. Wer hier genannt ist und Fragen dazu hat, wendet sich an die Adresse in Abschnitt 10.

Die Anwendung legt Informationen auf deinem Gerät ab. Alle im Folgenden genannten Speicherungen sind entweder für den Betrieb unbedingt erforderlich oder werden erst nach deiner ausdrücklichen Aktivierung vorgenommen. Sie sind damit für den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb zeigt diese Anwendung keinen Zustimmungsbanner — nicht, weil sie einen vergessen hätte.

• Anmelde-Cookie — hält dich angemeldet. Ohne dieses Cookie ist die Anwendung nicht nutzbar.
• Anzeigeeinstellungen — die Wahl zwischen Hell- und Dunkelmodus, Breite und Zustand der rechten Seitenleiste, auf- und zugeklappte Menügruppen sowie die gewählte Sortierung von Listen. Reine Bedienangaben; sie sagen nichts über dich aus.
• Zwischenspeicher der App — damit die Anwendung schnell startet und auch ohne Empfang bedienbar bleibt: gespeichert werden die Programmdateien selbst, Bilder und Kartenkacheln (längstens 30 Tage), die zuletzt aufgerufenen Seiten (längstens 24 Stunden) und, mit längerer Frist, die zuletzt besuchten Dienstseiten (höchstens 30, längstens 7 Tage). Eine so gespeicherte Seite enthält die Angaben, die beim Aufrufen darauf zu sehen waren.
• Kurzzeitspeicher des Browser-Tabs — der gerade angezeigte Kalenderausschnitt (längstens 5 Minuten) und die von dir ausgeblendeten Mitteilungen. Beides verschwindet, sobald du den Tab schließt.
• Fingerabdruck-Login — nur wenn du ihn in den Einstellungen aktivierst: ein Geräteschlüssel im geschützten Speicher des Geräts sowie dessen Kennnummer. Der Fingerabdruck selbst wird dabei niemals übertragen oder gespeichert; er verlässt dein Gerät nicht. Der Schlüssel gilt 90 Tage und wird bei Benutzung erneuert; danach ist erneut eine Anmeldung mit Passwort nötig.
• Push-Anmeldung — nur wenn du Benachrichtigungen erlaubst.

Was ausdrücklich nicht gespeichert wird: die laufenden Datenabrufe der Anwendung. Mitteilungen, Chatverläufe, Kalenderdaten, Dateien aus der Ablage und Dienstpläne holt sie bei jedem Aufruf neu vom Server und legt sie nicht auf deinem Gerät ab. Ohne Empfang bleiben diese Bereiche deshalb leer, statt einen veralteten Stand zu zeigen. Einzige Ausnahme sind die kleinen Vorschaubilder in der Dateiablage: sie bleiben fünf Minuten im Zwischenspeicher deines Browsers, damit das Blättern durch einen Ordner nicht bei jedem Bild von vorn lädt.

Der Zwischenspeicher wird beim Abmelden nicht geleert — die oben genannten Fristen laufen weiter. Wenn du die Anwendung auf einem Gerät benutzt, das dir nicht allein gehört, kannst du ihn in den Einstellungen deines Browsers unter „Websitedaten löschen“ entfernen.

• Stammdaten, Schulungsnachweise, Notfallkontakt, interne Notizen — für die Dauer der Mitgliedschaft. Was mit dem Austritt geschieht, steht in Abschnitt 8a.
• Abrechnungen, Beiträge und Auszahlungsbelege — 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).
• Verwaltungsprotokoll — 10 Jahre, im Gleichlauf mit dem Abrechnungsarchiv.
• Kontaktdaten von Veranstaltern und Zahlungseingänge an einem Dienst — 10 Jahre. Der Dienst selbst bleibt danach bestehen, aber ohne Kontaktdaten und ohne Betrag.
• Chat-Nachrichten — 2 Jahre. Kommentare und Beiträge an einem Dienst zählen nicht dazu; sie gehören zur Dienstdokumentation und bleiben an ihm hängen.
• Anmelde-Protokoll — siehe Abschnitt 6: IP-Kürzung nach 7 Tagen, Löschung nach 30.
• Sitzungen — abgelaufene werden täglich automatisch gelöscht. Bestätigungs- und Passwortlinks ebenso, mit ihrem Ablauf. Der Sperrzähler nach 24 Stunden.
• Fingerabdruck-Login — der Geräteschlüssel gilt 90 Tage; abgelaufene Einträge werden 30 Tage danach gelöscht.
• Kalender-Abo — der Abruflink verfällt automatisch, wenn er 12 Monate lang nicht benutzt wurde.
• Rückmeldungen zu Diensten — die kürzeste Frist von allen: „Ich kann nicht“ und „Ich kann vielleicht“ werden gelöscht, sobald der Dienst vorbei ist, spätestens am Morgen danach. Sie helfen bei der Planung und haben danach keinen Zweck mehr.
• Abrufe des Notfallkontakts — siehe Abschnitt 6a.
• Datenablge — für die Daten gibt es keine feste Frist. Wie lange etwas aufbewahrt wird, hängt davon ab, wofür der Ordner da ist. Einmal im Jahr — im Januar — sieht der Vorstand die Ablage durch und löscht, was nicht mehr gebraucht wird.

Wann gelöscht wird: Die nach Jahren bemessenen Fristen beginnen nicht am Tag des Eintrags, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres — so schreibt es das Steuerrecht für die Belege vor (§ 147 Abs. 4 AO), und die übrigen Fristen folgen derselben Logik, damit es nur einen Termin und eine Erklärung gibt. Gelöscht wird deshalb im Januar, jeweils ein kompletter Jahrgang. Für Chat-Nachrichten bedeutet das eine tatsächliche Aufbewahrung zwischen 24 und 36 Monaten; die genannten 2 Jahre sind die Untergrenze.

Dein Konto wird beim Austritt nicht spurlos entfernt, sondern anonymisiert. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Funkrufname, Notfallkontakt, interne Notizen, Schulungsnachweise und sämtliche Anmeldedaten werden gelöscht. Was bleibt, ist eine Zeile unter einem Pseudonym, an der die Dienste hängen, an denen du teilgenommen hast, sowie die zugehörigen Stunden, Kilometer und Abrechnungen.

Warum nicht vollständig gelöscht wird: Eine Auszahlung ist ein Buchungsbeleg, den wir aufbewahren müssen (§ 147 AO), und als gemeinnütziger Verein müssen wir nachweisen können, wofür wir unsere Mittel verwendet haben (§ 63 Abs. 3 AO). Solange diese Pflicht läuft, greift ein Löschverlangen insoweit nicht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Die Anonymisierung ist der Weg, beides zugleich zu erfüllen: Der Beleg bleibt, die Person verschwindet. Nach Ablauf der Frist in Abschnitt 8 wird auch der Rest gelöscht.

Eine Stelle bleibt, und das gehört dazugesagt: Das Verwaltungsprotokoll hält fest, dass die Anonymisierung stattgefunden hat — und muss dafür festhalten, wen sie betraf. Für eine anonymisierte Person ist dieser Eintrag damit die einzige verbleibende Stelle, an der Pseudonym und Name zusammenstehen. Er ist ausschließlich der Administration zugänglich und wird nach 10 Jahren gelöscht. Ohne ihn könnten wir nicht mehr belegen, dass wir rechtmäßig und fristgerecht gelöscht haben; ein Nachweis, der mitgelöscht wird, ist keiner (Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO).

Dienste, Mitteilungen und Kartenpunkte, die du angelegt hast, bleiben als Vorgänge des Vereins bestehen und werden dem Pseudonym zugeordnet — an ihnen hängen Teilnahmen und Stunden anderer Mitglieder.

Dir stehen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Vereins; für Hessen ist das der oder die Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Auskunft und Datenkopie (Art. 15, 20) kannst du jederzeit selbst abrufen: in den Einstellungen unter „Datenauskunft“ als maschinenlesbare Datei. Sie enthält ausschließlich Daten zu deiner Person — Nachrichten anderer Mitglieder sind nicht enthalten, da deren Rechte dem entgegenstehen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Aus demselben Grund nennt die Auskunft zwar, wie oft und wann dich jemand blockiert hat, aber nicht, wer: Eine Blockierung schützt nur, solange sie nicht zurückverfolgt werden kann.

Berichtigung (Art. 16) kannst du für die meisten Angaben in den Einstellungen selbst vornehmen.

Löschung (Art. 17) erfolgt auf Anfrage über den Vorstand und wird als Anonymisierung ausgeführt. Was dabei verschwindet, was bleibt und warum, steht in Abschnitt 8a.

Widerspruch (Art. 21) kannst du gegen die Verarbeitungen einlegen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen — in Abschnitt 3 sind das die Absätze mit „lit. f“. Gegen die Führung des Mitgliederverzeichnisses und gegen die Aufbewahrung der Abrechnungsbelege greift er nicht, weil diese auf lit. b und lit. c beruhen.

Widerruf: Einwilligungen nach Abschnitt 3 kannst du jederzeit in den Einstellungen zurücknehmen.

Für Anfragen nach Art. 15 bis 21 gilt eine Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Sie sind für dich kostenlos, und du musst sie nicht begründen.

[E-Mail-Adresse]. [Vom Vorstand zu prüfen und dann als Satz zu übernehmen: ob ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen ist. Nach § 38 Abs. 1 BDSG ist das erst erforderlich, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind — gemeint ist der Kreis mit Verwaltungs­zugriff, nicht die Zahl der Mitglieder.]